DESCRIÇÃO GERAL DOS RECURSOS DO GPM
Estruturação analítica do projeto - Organograma - Planejamento dos
trabalhos - Gerenciamento das informações de referência - Critérios básicos de projeto - Execução
dos documentos técnicos - Recursos de acompanhamento e
controle - Outros recursos
Gerenciamento das
informações de referência
 Definição
As informações de referência são as
informações necessárias para elaborar os documentos ou executar outras tarefas do
projeto.
Para um projeto típico, há cerca 5
informações de referência para cada documento a ser elaborado. Para um projeto com
1.000 documentos técnicos, pode-se esperar algo da ordem de 5.000 informações de
referência a serem gerenciadas por revisão.
Se o projeto tiver em média três
revisões para cada documento, esse número passa para 15.000. O gerenciamento dessas
informações é o maior problema da coordenação, e as deficiências nesse gerenciamento
são a maior fonte de não-conformidades nos proj50.
Classificação das informações
As informações de referência são
classificadas no GPM em uma das seguintes categorias e gerenciadas de forma adequada a
cada categoria:
- Internas ao projeto – ligadas à
seqüência normal de elaboração do projeto e são geralmente as mais numerosas.
- Externas ao projeto mas referentes a outros
proj50 gerenciados pelo GPM. O GPM gerencia essas informações do mesmo modo que as
internas ao projeto.
- Dados de projeto – que são
informações ou definições básicas fornecidas pelo cliente ou fornecidas por terceiros
via cliente ou com aprovação deste: especificação de produtos a serem obtidos,
capacidades, informações sobre as matérias primas, dados do local do empreendimento,
como localização, temperaturas, topografia, etc.
- Informações de fornecedores. São
informações dos fornecedores de equipamentos, instrumentos e materiais. Também são
informações muito numerosas.
- Outras informações não constantes dos
arquivos gerenciados pelo GPM e não classificadas em um dos grupos acima.
Acesso às informações de referência
O acesso às informações de referência
se dá através de um botão da barra de ferramentas. Os documentos de referência, do
próprio projeto ou não, contendo as informações e que estejam em arquivo eletrônico
podem ser abertos diretamente da lista mostrada para cada documento; o usuário não
precisa procurá-las. O usuário tem, naturalmente, o acesso restrito às informações
que lhe dizem respeito, de acordo com seu cargo no organograma.
Informações de referência internas
ao projeto
No caso de documentos de referência ainda
em elaboração, do próprio projeto ou de outro projeto do GPM, o usuário acessa o
documento em seu status atual. O usuário tem opção de atualizar a sua
referência preservando ou não, a seu critério, a versão anterior.
Quem já participou de um projeto
multidisciplinar sabe que geralmente os prazos disponíveis ou fixados para o projeto não
permitem que as tarefas sejam executadas em fila, iniciando-se uma quando estiver
terminada e aprovada a anterior, que serve de referência à que será executada.
Geralmente há uma superposição de prazos
de execução das tarefas, e informações que constam num documento de referência são
adiantadas aos usuários que vão necessitar delas. Isto gera um trabalho enorme de
atualização de referências, e geralmente é a fonte da maior parte de erros no projeto
acabado.
O GPM gerencia essas informações de
referência, citando-se, em especial, dois eventos:
a) Quando um documento em
execução é aprovado.
O GPM verifica quais documentos
utilizam como referência o que foi aprovado e envia uma mensagem de tela para os
responsáveis pelos documentos de destino das informações. Se o destinatário da
mensagem não estiver trabalhando no sistema no momento, ele recebe a mensagem quando
acessar o sistema.
Se o documento de destino da informação
já tiver sido aprovado pelo chefe de equipe respectivo, este recebe a mensagem em uma
caixa de diálogo, a partir da qual ele pode redefinir a situação do documento de
destino. Para isso, ele pode abrir o documento de referência e/ou o documento destino da
informação diretamente da caixa de diálogo. As opções de que ele dispõe são de
acordo com o status do documento de destino da informação. Ele pode optar por:
- Validar a referência, isto é, o seu
documento está conforme o documento de referência, marcando a opção correspondente.
- Retornar o seu documento à elaboração,
para correções, se este estiver em fase de aprovação por ele mesmo, ou disponível
para visto do supervisor da disciplina, autorização do coordenador da engenharia ou para
aprovação pelo cliente. Dispõe de campos adequados na caixa de diálogo para definir o
avanço do documento na nova situação, bem como a necessidade de HH e/ou prazo
adicionais.
- Criar e caracterizar nova revisão do
documento de destino da informação, caso este já esteja concluso, isto é, pronto e
aprovado.
O chefe de equipe pode optar por fazer sua
definição mais tarde. Neste caso, fecha-se a caixa de diálogo e a tarefa é
acrescentada à sua lista de tarefas pendentes. Se dentro de um prazo preestabelecido, ele
não se pronunciar, uma mensagem é enviada ao supervisor da disciplina informando que o
documento, de sua disciplina, está pendente de validação de informação de
referência.
Se o documento já tiver passado pelo visto
e o supervisor da disciplina não providenciar para que o chefe de equipe se pronuncie
dentro de certo prazo, uma mensagem é enviada ao assistente de coordenação, informando
que o documento de destino já está aprovado pelo chefe de equipe e aceito pelo
supervisor da disciplina, mas está pendente de validação de informação de
referência. Isto é importante, porque se a informação de referência não for
validada, e houver alterações a fazer no documento de destino, é possível - ou
mesmo provável - que mais tarde revisões deverão ser feitas em outros documentos,
à jusante na teia de informações de referência.
Se o documento de destino da informação
estiver em fase de elaboração ou verificação, uma mensagem é também enviada a quem
estiver com o documento no momento, para conhecimento. Neste caso, o chefe de equipe
também apenas toma conhecimento. Se o documento de destino estava parado por causa
daquela informação de referência, agora está liberado para continuar o processo de
execução.
Qualquer alteração resultante no
planejamento é atualizada pelo GPM, ficando pendente de aceite pela coordenação. O GPM
propicia recursos ao assistente de coordenação para atualizar o planejamento total do
projeto a qualquer hora, exibindo de forma adequada e mediante demanda um relatório de
alterações entre a última atualização e as alterações introduzidas até o momento
pelos supervisores de disciplina e chefes de equipe.
b) Quando um documento já
elaborado e aprovado entra em revisão.
O gerenciamento feito pelo GPM é
semelhante ao que ocorre quando um documento é aprovado, acrescentando-se neste caso uma
descrição da revisão que será feita. O GPM verifica quais documentos utilizam como
referência o que entrou em revisão e emite as mensagens para os responsáveis,
propiciando os recursos para redefinir a situação dos documentos de destino das
informações. O fato de a mensagem ser instantânea é importante porque evita que
documentos que estejam sendo executados com base na revisão anterior do documento de
referência continuem sendo executados com base em informação de referência que será
alterada.
Quem define a necessidade de revisar um
documento é sempre o chefe de equipe. Para que uma revisão seja aberta há alguns
requisitos obrigatórios, entre os quais uma descrição da revisão que será feita. Essa
descrição é exibida ao chefe de equipe responsável pelo documento de destino, na
mensagem de revisão.
Externas ao projeto mas referentes a
outros proj50 gerenciados pelo GPM
O gerenciamento é idêntico ao das
informações de referência internas ao projeto.
Dados de
projeto
O GPM propicia recursos para cadastrar,
caracterizar e gerenciar os dados de projeto. O cadastramento é feito pelo chefe de
equipe e pode ser complementado pelo supervisor da disciplina e pelo assistente de
coordenação.
A caracterização é completada pelo
assistente de coordenação, para o que dispõe de um formulário facilmente acessível.
Pode agrupar os dados que tenham afinidade entre si (e.g. informações do local do
empreendimento, incluindo temperatura, altitude, plantas topográficas em diferentes
escalas, direção predominante e velocidades do vento, etc.). Para permitir o
gerenciamento dos dados, ele deve definir os seguintes itens no formulário:
- Valor do dado – pode ser digitado
diretamente no campo apropriado ou pode estar contido em um documento de referência (e.g.
topografia). Se o dado de projeto estiver num documento, o assistente de coordenação
importa o documento para o GPM e o usuário do dado (e.g. o elaborador de um desenho de
arranjo que precise da topografia) pode abrir o documento diretamente da lista das
informações de referência do documento ou documentos em que o dado será utilizado, sem
ter que procurar o documento de referência.
- Data ou prazo previstos de recebimento da
informação.
Informações de fornecedores
As informações de fornecedores mais
numerosas são as relativas a equipamentos e instrumentos.
As informações necessárias para o
projeto de instalação são típicas para cada equipamento ou instrumento. Tal como os
dados de projeto, o GPM propicia recursos para controle do recebimento e inserção dessas
informações no sistema, incluindo os documentos associados a elas, que podem ser
consultados diretamente pelo usuário através da lista das informações de referência
para os documentos em que serão utilizadas.
Outras informações externas ao GPM
O gerenciamento dessas informações pelo
GPM é similar ao gerenciamento dos dados de projeto, descrito no tópico Dados de Projeto acima. Neste caso, o responsável pelo
fornecimento ao sistema e liberação para utilização das informações é sempre o
assistente de coordenação.
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Critérios básicos de projeto
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